אם שמעתם על שירותים שונים להוצאת חשבוניות ירוקה ודיגיטלית, ואתם עדיין לא משתמשים בשירות כזה, אתם בטח שואלים את עצמכם מה הסיפור, למה בעצם כולם עוברים לשירותים האלו.
אז לחשבוניות ירוקות יש יתרונות משמעותיים על פנקס חשבוניות בכך שקל יותר לייצר עותק לשלוח אותו ללקוחות גם מרוחקים, קל ליותר יותר לשמור העתקים לצורך ניהול חשבונות תקין.
חשבוניות דיגיטליות מספקות גם פתרון שמשדר יותר חדשנות, לקוחות יתרשמו טוב יותר מעסק שמוציא להם חשבונית מהמחשב מאשר עסק שפותח פנקס ומתחיל לרשום להם בעט קבלה על התשלום…
סוגים של חשבונית דיגיטלית
אז קודם כל שמדברים על חשבונית דיגיטלית צריך לזכור שיש שתי דרכים להוציא חשבונית ירוקה עם חתימה דיגיטלית.
הדרך הותיקה יותר היא באמצעות תוכנה שמתקינים על המחשב, היתרון של השיטה הזאת שבמקרים מסוימים זה יכול לחסוך עלויות משום שאתה קונה פעם אחת את התוכנה ויכול להשתמש בה במשך כמה שנים. היתרון הזה הוא חלקי משום שחברות עדיין יכולים לדרוש חידוש רשיון שנתי כדי לקבל תמיכה ועדכונים.
החסרון של השיטה הזאת הוא בכך שתוכנה מותקנת על המחשב האישי שלכם, ויש לזה כמה חסרונות. קודם כל, כמו שאתם יודעים מחשבים פעם בכמה זמן יכולים לסבול מכשלים טכניים. כשזה מגיע ליכולת הוצאת חשבוניות וגיבוי שלהם, החסרון הזה יכול להיות מאוד משמעותי.
חסרון נוסף של תוכנות שמותקנות על מחשב ספציפי הוא שהן מוגבלות למכשיר אחד, נניח התוכנה מותקנת אצלך על המחשב במשרד, אבל אתה דווקא נמצא בשטח ורוצה להוציא קבלה דווקא משם? בעיה.
הדרך החדשה יותר להוצאת חשבוניות וקבלות דיגיטליות היא באמצעות מערכות מקוונות להוצאת חשבונית, יש לשירותים האלו הרבה יתרונות שעוד רגע נרחיב עליהם יותר, אבל כן כדאי לציין שבניגוד להתקנת תוכנה על המחשב השירותים העלו נמצאים בענן וכך פחות פגיעים לקריסת מחשב ספציפי.
יתרונות השירותים חשבונית ירוקה מקוונים
לשירותים מקוונים להוצאות חשבוניות ירוקות יש הרבה יתרונות על פני הוצאת חשבונית מנייר אבל גם על פני הוצאת חשבונית דיגיטלית באמצעות תוכנת שמתוקנת על המחשב.
בואו נפרט מעט על כמה יתרונות:
גיבוי
כמו שראינו כאשר משתמשים בתוכנה להוצאת חשבוניות דיגיטליות על המחשב, אין סכנה שאם המחשב שלך קורס אין לך נגישות לחשבוניות שהוצאת, וגם אין אפשרות להוצאת חשבוניות חדשות עד שיטופל המחשב.
נכון שגם שרתים יכולים לקרוס, אבל בהנחה שבחרת בחברה רצינית, אפשר לצפות שהיא תהיה מוגנת יותר מאשר המחשב הביתי שלך. כמו כן גם אם אתה משתמש בשירות, תמיד תוכל להוריד עותק של החשבוניות למחשב שלך מידי פעם ולגבות את הנתונים גם אצלך.
זמינות
כמו שהבנו תוכנה שמותנת על המחשב שלך מוגבלת למחשב עצמו. מאידך מערכות מקוונות שמפיקות חשבוניות נגישות מכל מקום בו יש לך אינטרנט. חלק גדול מהמערכות אף נגישות במכשירים ניידים באמצעות אתר שמותאם למכשירים ניידים או באמצעות אפליקציה.
זה מאפשר לך גמישות לקבלת תשלום כמעט מכל מקום, בלי צורך לרשום לעצמך תזכורות להנפיק חשבונית או לסחוב איתך את פנקס הקבלות.
עלות
רוב שירותים המקוונים להוצאת חשבוניות הם בתשלום חודשי. זה אולי נשמע לך כפתרון יקר יחסית שידרוש ממך כל חודש עוד תשלום בניגוד לקניית תוכנה והתקנה על המחשב. בפועל רוב המערכות האלו יציאו לך אפשרות להוצאת כמה עשרות חשבוניות בחודש בעלות של פחות מ-30 ₪ בחודש, כשהמחיר לרוב כולל גם תמיכה ושירות.
זה מצויין גם למי שמתחיל בקטן ולא רוצה להתחייב עכשיו על עיצוב והנפקת פנקסי חשבוניות או תשלום של מאות שקלים של תוכנה שלא בטוח שתתחבר אליה.
עדכונים
בניגוד לתוכנה שמותקנת על המחשב ומתעדכנת אחת לכמה שנים (ואז צריך לקנות אותה או לשלם על שדרוג), שירותים מקוונים מתעדכנים כל הזמן ואך אפשר לקבל עוד תכונות חדשות במערכת שיכולות לעזור לך, כאשר כל השדרוגים האלו כבר כלולים בעלות השירות.
דבר זה נכון גם לבעיות טכניות (באגים) שיכולים להיות בתוכנות ומקבלים מענה איטי יותר מאשר מערכות שכל הזמן מתעדכנות. אם יש לך בעיה במערכת סביר להניח שהיא משפיעה על כלל המשתמשים ותותקן תוך זמן קצר יחסית.
קישוריות
הרבה מאנשים שמשתמשים בשירותי חשבונית ירוקה, משתמשים גם בשירותים ממוחשבים נוספים. למשל הם מדוורים ללקוחות, גובים תשלומים באשראי או מנהלים אתר מסחר.
מערכות להוצאת חשבונית דיגיטלית הן אונליין 24/7 וזמינות כל הזמן. המערכות הטובות יודעות לספק יכולת התממשקות בין המערכת שלהם לבין האתר שלך או מערכות חיצוניות נוספות.
אין ספק שזה פתרון נוח וכמעט הכרחי כמעט לכל מי שרוצה להתממשק לשירותים אחרים, קשה להתממשק לנייר או מחשב כבוי… 😉
אז במה בוחרים?
כמו שראינו יש אפשרות להוציא חשבונית דיגיטלית באמצעות תוכנה או באמצעות מערכות מקוונות. המערכות כמעט בכל המקרים יכולות להתאים יותר לרוב האנשים משום סיבות מגוונות.
המערכות האלו יותר זמינות לרוב גם ממכשירים ניידים, הם מאפשרות גיבוי טוב יותר שלא נמצא רק על המחשב האישי שלך, הן מקבלות יותר עדכונים וחלק גדול מהן גם מאפשרות קישוריות לשירותים אחרים שאתה עושה בהם שימוש.
אז אם השתכנעתם עכשיו רק נשאר לכם את השירות המתאים לכם, זה שנותן לכם מחיר טוב ויתאים לצרכים שלכם.