במהלך השנים האחרונות, אנחנו יכולים למצוא יותר ויותר כלים ותוכנות אשר מאפשרות לנו לנהל בצורה נכונה את העסק שלנו מהיבטים שונים. מדובר על תוכנות לניהול חשבונות, תוכנות לניהול עובדים, לקוחות ועוד. אחת התוכנות החשובות ביותר עבור עסקים שמחזיקים מלאי מוצרים, זו תוכנה לניהול מחסנים.
מדובר על מערכת שמאפשרת לנו לקלוט כל מוצר, לתעד אותו ולמעשה לנהל את כל ההתנהלות סביבו דרך המחשב, מהרגע בו הוא נקלט אצלנו ועד הרגע בו אנחנו משווקים ומוכרים אותו. דוגמא למערכת כזו, אפשר לראות במערכת לניהול מחסנים WMS.
מדובר במערכת שמאפשרת לנו להבין טוב יותר את כל שרשרת האספקה, לתעד ולנהל אותה, כך שאנחנו נדע בדיוק מה מתרחש בכל שלב ושלב, איפה נמצא המוצר, מה אנחנו יכולים לעשות איתו ומתי הוא עוזב את המחסן ומגיע אל הצרכן שלנו.
צריך לזכור, במהלך השנים כל תהליך העבודה הלוגיסטי השתנה מאוד. החל בכך שאנחנו מייבאים יותר מוצרים, מוכרים יותר מוצרים, אנחנו גם רוצים לספק לנו וכן ללקוחות שלנו הרבה יותר מידע אודות התהליך. למשל, אם הלקוח מזמין מאיתנו מוצר שאמור להגיע מחו"ל, אנחנו רוצים שהוא ידע בכל שלב איפה נמצא המוצר, עד שהוא מגיע אליו. לשם כך, צריך להיות תיעוד אמין.
כיצד המערכת יכולה לעזור לנו
בעיקרון מדובר על מערכת מאוד פשוטה, אף על פי שהיא מציעה לנו מגוון רחב של פונקציות ייחודיות. למשל, המערכת מאפשרת לנו לרשום כל מוצר ומוצר, את המפרט שלו וכל הנתונים ההכרחיים עבורנו. היא מאפשרת לנו לציין בצורה ברורה איפה נמצא המוצר, ומה היתה ההתנהלות איתו עד לנקודה זו. כמובן שהמערכת מאפשרת לנו לציין, אם הוא נמצא אצלנו או הועבר ללקוח.